第一章 总则
第一条 为进一步做好山西应用科技学院人事档案工作，加强人事档案管理的制度化、规范化、科学化。更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》等有关法规，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 人事档案是人事部门按照党和国家的干部人事政策，在个人工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解个人工作经历的重要依据。人事档案工作是学校人事工作的重要组成部分。
第三条 人事档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案保密工作的法规、制度，严格保管，确保人事档案的完整与安全。
第四条 人事档案工作应当遵循下列原则：
1.依规依法、全面从严；
2.分级负责、集中管理；
3.真实准确、完整规范；
4.方便利用、安全保密。
第二章 职责
第五条 我校人事档案工作由人事处负责政策研究、制度建设、协调服务等具体工作。人事档案工作机构的职责包括：
1.负责人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；
2.负责人事档案的查（借）阅、档案信息研究等相关工作，组织开展人事档案审核工作；
3.配合有关方面调查涉及人事档案的违规违纪违法行为；
4.办理其他有关事项。
第六条 人事档案管理人员职责包括：
1.负责档案材料的收集，做好鉴别归档和整理工作；
2.负责办理人事档案的查阅、借用和转递；
3.负责履历职务的续填；
4.做好人事档案的安全、保密、保管工作；
5.办理领导交办的其他工作。
第三章 内容和分类
第七条 人事档案主要内容和分类包括：
1.履历材料：主要有应聘人员登记表和简历及属于履历性质的登记表等材料。
2.自传材料：自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
3.鉴定考察材料：主要有平时考核、年度考核、专项考核、任期考核，工作鉴定，在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；援派、挂职锻炼等考核材料；工作调动等鉴定材料。
4.学历学位、专业技术职务（职称）材料：主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称）；参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料；当选各类人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录；政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
5.政审材料：主要有政治历史情况审查，履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。
6.党、团材料：主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察、党员登记表、停止党籍、恢复党籍、退党、脱党、保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书、加入或退出民主党派等材料。
7.奖励材料：主要有表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料，撤销奖励的有关材料等。
8.违纪材料：主要有党纪政务处分、组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。
9.工资、任免、出国和会议代表类材料：主要有工资待遇审批、参加社会保险,录用、聘用,考察、任免、调配、军队转业(复员)安置、退(离)休、辞职、辞退,选调、调任、职级晋升,职务、职级套改,当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议，民主党派代表会议等会议代表(委员)及相关职务等材料。
10.其他可供组织参考的材料：主要有毕业生就业报到证、派遣证,工作调动介绍信等证件有关内容的复印件和体检表等材料。
第四章 日常管理
第八条 人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、统计和保密,档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。
（一）收集整理
1.收集整理范围：履历表，自传，鉴定、考核、考察材料，学历、评聘专业技术职务,有关政历问题审查,党团及民主党派,奖励、处分材料,录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、离退休，退职审批表和各种代表会代表(委员)登记表,以及其他可供组织参考的材料。
2.收集整理方法：个人的形成材料以部门为单位在材料形成后1个月内向人事处移交。部门有上述需归档的材料如任免、考核等材料应在15日内送达人事处。人事处于每学期末进行人事档案材料的整理工作。
（二）审核归档
1.鉴别材料：鉴别收到的材料是否属于所管人员的材料，是否属于应归入人事档案的内容。
2.审查材料：审查材料是否齐全、完整,手续是否完备。凡查不清楚或对象不明确的,不能归档;凡手续不完备的材料,须补办手续后再归档。
3.审核档案：档案中缺少的材料,应及时进行登记并收集补充。
4.及时归档：经鉴别无误属归档的材料,及时归入档案袋中,不允许出现“散乱”现象。
（三）保管保密
1.人事档案的保管，坚持安全保密、便于查找的原则。
2.人事档案集中存放在人事处，任何人不得私自保存他人档案。
3.人事处及其工作人员，对于属于国家秘密、工作秘密的人事档案材料和信息，应当严格保密；对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息,应当按照国家有关法律规定进行管理。
第五章 利用和审核
第九条 人事档案利用方式主要包括查(借)阅、复制和摘录等。
第十条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅人事档案。
1.政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等;
2.人员录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退(离)休、社会保险等；
3.人才引进、培养、评选、推送等；
4.巡视、巡察,选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理,党纪政务处分,涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
5.其他因工作需要利用的事项。
第十一条 人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅部门应当履行审批手续，在规定时限内归还。
第六章 纪律和监督
第十二条 开展人事档案工作必须遵守下列纪律:
1.严禁篡改、伪造人事档案；
2.严禁提供虚假材料、不如实填报人事档案信息；
3.严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；
4.严禁擅自抽取、撤换、添加人事档案材料；
5.严禁圈划、涂改、损坏、扣留、交换、出卖、转让人事档案；
6.严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁人事档案；
7.严禁泄露或者擅自对外公开人事档案内容。
第十三条 接受上级部门及领导对人事档案工作和本制度实施情况的监督检查。
第十四条 人事档案的工作，必须严格执行本制度，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。
第七章 附则
第十五条 本制度未尽事宜及与国家法律法规不一致之处，按国家有关法律、法规和学校规定执行。
第十六条 本制度由人事处负责解释。
第十七条 本制度自发布之日起实施。